Autore Topic: Archiviare e codificare i file  (Letto 4714 volte)

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Offline melo

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Archiviare e codificare i file
« il: 05 Marzo , 2013, 18:04:03 pm »
Che sistema utilizzate per archiviare e codificare i file?
Ovvero un progetto medio è formato da alcuni centinaia di file tra tavole dwg, pdf, relazioni in word, fogli di calcolo xls, ed immagini.

Come nominate i file, dove li salvate, che struttura date alle cartelle ed ai nomi dei file al fine di lavorare agilmente e sempre agilmente creare dei backup?
"Non prendere la vita troppo sul serio, tanto non ne uscirai vivo!" 


Offline Cris

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Re:Archiviare e codificare i file
« Risposta #1 il: 11 Marzo , 2013, 01:35:15 am »
Tre grandi categorie:

Documenti=Pratiche
Disegni=Progetti
Desktop=Tutto ciò che è in itinere

... poi...

Divisione per luoghi

... poi...

Divisione per tipologia di pratica

... poi...

Cognome del cliente  :)
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Offline Gilean

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Re:Archiviare e codificare i file
« Risposta #2 il: 11 Marzo , 2013, 18:44:10 pm »
Lo divido in due tipologie:

Lavori Pagati

Lavori non Pagati.

La prima directory e' quasi sempre vuota.
Il calcolo è come la pelle delle @@, lo tiri dove vuoi tu.
Esempio di programmazione a Loop:
L'enunciato che segue è falso
L'enunciato precedente è vero.

Nonostante la consapevolezza dei rischi che si corrono dopo aver visto le prestazioni da 3° dan


Offline Betoniera

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Re:Archiviare e codificare i file
« Risposta #3 il: 11 Marzo , 2013, 22:55:50 pm »
Che sistema utilizzate per archiviare e codificare i file?
...
Come nominate i file, dove li salvate, che struttura date alle cartelle ed ai nomi dei file al fine di lavorare agilmente e sempre agilmente creare dei backup?


Di questo aspetto si parla poco.
In effetti occorre un certo ordine in ufficio per:
- ritrovare rapidamente la pratica.
- ritrovare i documenti, i pagamenti i solleciti o i non pagamenti.
- a volte anche ricordarsi del lavoro svolto perchè alcuni lavori durano qualche anno.
poi c'è il problema di qualche contestazione di parcella. Allora sarebbe utile avere un elenco dettagliato dei sopralluoghi o delle attività svolte relative a quella pratica. Magari avere anche un elenco delle spese e sapere al volo a che punto sono i pagamenti. Magari si voglio segnare alcune scadenze importanti (per esempio il pagamento degli oneri), ecc.

Anni fà avevo pensato a questi problemi e mi sono fatto questo programmino ad hoc per l'archiviazione delle pratiche e per segnare quelle cose dette.
In pratica io tengo tutto il materiale della pratica in una cartella di lavoro a cui viene dato un Numero lavoro con l'etichetta Anno-Numero (esempio 02-003).
Nel programma, in alto, si vede l'elenco dei lavori (distinti in correnti e/o archiviati).
Scegliendo un lavoro, sotto, si evidenziano tutte le attività di quel lavoro, i pagamenti, le spese, alcune note particolari di quel lavoro e quant'altro si ritiene di dover segnare.
Quando il lavoro è finito, lo archivio in una cartella (ad esempio la n. 19). (una cartella contine più lavori).
Quando lo voglio ritrovare so che è nella cartella 19. (CR significa cartella, AR significa archiviata?)
Con i dati a disposizione si può interrogare il programma e chedere quante pratiche si è fatto con una certa impresa, se abbiamo incrociato in passato un certo collaudatore, quanti soldi preventivati non abbiamo incassato, ecc.
Trasmetto la maschera perchè può essere di aiuto a qualcuno che vuole fare qualcosa del genere.
Utilizzo questo programma da anni e funziona.
Per quelli come Gilean dovrebbe essere uno scherzo fare un programma del genere.

Ciao



« Ultima modifica: 11 Marzo , 2013, 23:09:40 pm da Betoniera »

Offline Enzo

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Re:Archiviare e codificare i file
« Risposta #4 il: 12 Marzo , 2013, 09:12:53 am »
Ciao

scusa ma non ho potuto fare a meno di intravedere 4 zeri nel preventivo.
Complimenti!!!!!
Sia per il programma e anche per i preventivi.

Io organizzo i lavori più o meno come Gil : per anno e poi con pagati e non pagati. Inoltre ho un file excel
con tutti i lavori organizzati per committente, per anno, per tipo, preventivi, etc...

Sinceramnete ne avevo molto più bisogno fino a 1 anno e mezzo fà.
Adesso quasi quasi basta la mia memoria e le dita delle mani.
Ciao

Offline Gilean

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Re:Archiviare e codificare i file
« Risposta #5 il: 12 Marzo , 2013, 10:49:26 am »
Ciao

scusa ma non ho potuto fare a meno di intravedere 4 zeri nel preventivo.
Complimenti!!!!!
Sia per il programma e anche per i preventivi.

Io organizzo i lavori più o meno come Gil : per anno e poi con pagati e non pagati. Inoltre ho un file excel
con tutti i lavori organizzati per committente, per anno, per tipo, preventivi, etc...

Sinceramnete ne avevo molto più bisogno fino a 1 anno e mezzo fà.
Adesso quasi quasi basta la mia memoria e le dita delle mani.
Ciao

Vedo che siamo tutti nella stessa barca.

Betoniera, devo farti i complimenti. Trovo il tuo lavoro molto interessante. Saresti disposto a passami il programma per vedere come funziona anche in privato? si potrebbe pensare di crearne una versione da inserire qua in forum, magari con qualche miglioria.

Un saluto.
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Offline Betoniera

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Re:Archiviare e codificare i file
« Risposta #6 il: 12 Marzo , 2013, 14:58:42 pm »
... Trovo il tuo lavoro molto interessante. Saresti disposto a passami il programma per vedere come funziona anche in privato? si potrebbe pensare di crearne una versione da inserire qua in forum, magari con qualche miglioria.

Ciao Gilean.
Certo, lo farò da casa nei prossimi giorni, in modo che pulisco il database dai lavori inseriti.
Poi ti darò alcune indicazioni strutturali in modo che non dovrai impazzire per capire la logica del programma.
In pratica ci sono 2 database. Il primo raccoglie i dati del lavoro, il secondo raccoglie i dati delle attività. I due database sono collegati dal Numero lavoro che li unisce.
E' un programma di database che ho fatto parecchi anni fa. Ha subito funzionato, per cui non ci ho messo più mano.
Si potrebbe migliorare soprattutto sotto il punto di vista della facilità di uso, della predisposizione dei report. Si potrebbe associare alle fatture. Insomma penso si potrebbe enormemente migliorare.
I data base andrebbero aggiornati al nuovo formato di access.
Io te lo manderò, assime ad alcune spiegazioni. Se hai voglia e tempo mettici mano. Secondo me ne vale la pena. Non c' niente di semplice in giro.

scusa ma non ho potuto fare a meno di intravedere 4 zeri nel preventivo.
Complimenti!!!!!
Sia per il programma e anche per i preventivi.


Ciao Enzo.
Beh. Quello era un preventivo per un bel lavoro (laboratorio + Uffici) nel 2002.
In fondo alla tabella delle attività c'è il consuntivo coi totali che, probabilmente divergono dal preventivo (non li puoi vedere perchè la tabella è interrotta).
Oggi, nel 2013, qualcosa è cambiato e quei bei lavori sono diventati rari.
In ogni modo, per un lavoro come quello, riconfermerei un preventivo a 4 zeri o rinuncerei. Dopo tanti anni sono arrivato alla conclusione che non vale la pena di prendere lavori se non ci resta attacato niente. Già dal preventivo si capisce che aria tira. Se ci sono problemi da subito, è meglio lasciare perdere. Alla osservazione: "C'è un collega che fa il lavoro a meno" rispondo sempre "Fallo fare al Collega: il mio preventivo è quello e non entro in concorrenza. La mggior parte delle volte mi va bene e mi fanno fare il lavoro lo stesso.
Comunque la crisi la sento anch'io, come tutti.

Ciao

« Ultima modifica: 12 Marzo , 2013, 15:02:27 pm da Betoniera »

Offline melo

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Re:Archiviare e codificare i file
« Risposta #7 il: 13 Marzo , 2013, 11:27:42 am »
io uso una numerazione progressiva dei lavori  del tipo anno numero lavoro (2013-0001 2013-0002....)
Ovviamente tutti i file relativi a quel lavoro stanno in quella cartella, cosicchè a fine lavoro posso archiviare la cartella con tutto quanto presente dentro.

Inoltre ho un foglio excel strutturato in modo che per ogni foglio ci sia un lavoro, pertanto il foglio 0001 conterrà il primo lavoro, il foglio 0002 conterrà il secondo lavoro e così via.

Le linguette del foglio cambiano colore a secondo dello stato del lavoro:  lavoro chiuso -->verde, lavoro in corso -->giallo, e via dicendo.
Inoltre il foglio excel riesce a dividere gli incassi e le spese a secondo dei soci e delle rispettive percentuali. Ci sono delle tabelle di sintesi in cui si vedono gli incassi annui.
Inoltre esiste un foglio denominato attività dove si inserisce il numero del lavoro e l'attività eseguita (es: oggi ho depositato la pratica al GC), ed in automatico questa attività va a posizionarsi nel relativo lavoro.
Contiene anche un campo in cui è segnato dove è riposta la carpetta con la documentazione cartacea, ed in quale hard disk dvd è archiviata la pratica una volta rimossa dal pc e dal server. Un pò come quanto fatto da betoniera.

I file risiedono nella cartella LAVORI presente all'interno di documenti, ed una copia specchiata è presente all'interno del server che è sincronizzato con memopal (vedi altro post). Quindi per un lavoro ci  sono tre copie.


Tre grandi categorie:

Documenti=Pratiche
Disegni=Progetti
Desktop=Tutto ciò che è in itinere

... poi...

Divisione per luoghi

... poi...

Divisione per tipologia di pratica

... poi...

Cognome del cliente  :)

Se dividi per luoghi, per cognome, per pratica, poi come fai ad archiviare il tutto e ritrovare una pratica dopo 3-4 anni?
E se si brucia il pc, che fine fanno i dati?  :byebye:
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Offline Cris

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Re:Archiviare e codificare i file
« Risposta #8 il: 13 Marzo , 2013, 11:57:18 am »
.....
Se dividi per luoghi, per cognome, per pratica, poi come fai ad archiviare il tutto e ritrovare una pratica dopo 3-4 anni?
E se si brucia il pc, che fine fanno i dati?  :byebye:

Una scrivania ordinata.... è segno di una mente malata!

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Quando i nani fanno l'ombra lunga.... è l'ora del tramonto.

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« Risposta #9 il: 13 Marzo , 2013, 13:10:33 pm »
Grazie betoniera...ho già pensato a qualche miglioria ma aspetto di avere sotto mano il programma
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Re:Archiviare e codificare i file
« Risposta #10 il: 13 Marzo , 2013, 13:19:56 pm »
Betoniera complimenti per il programma.
Io, siccome non ho le capacità di programmazione neppure le più semplici, mi affido a chi la programmazione la fa di mestiere.
In pratica è un archivio virtuale come può essere qualunque dropbox di turno, con la sola differenza (e non è poco) che oltre ad archiviare i miei lavori in cartelle e/o sottocartelle, faccio anche tutto ciò che mi serve quotidiamente (invio raccomandate (ed i solleciti di pagamento ultimamente solo all'ordine nel giorno), invio/ricevo fax , invio ricevo sms con la possibilità di configurare il numero di cellulare). In pratica non mi muovo dall'ufficio e tutto ciò è un grosso guadagno di tempo..
http://www.multidialogo.it/

P.S: Sul pc tengo solamente i lavori in itinere
"Niente e nessuno ha sempre torto: anche un orologio fermo ha ragione due volte al giorno."

Offline Betoniera

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Re:Archiviare e codificare i file
« Risposta #11 il: 13 Marzo , 2013, 16:02:59 pm »
... complimenti per il programma

Ciao edoardo
Più che altro è utile per cercare le vecchie pratiche con qualsiasi dato a disposizione. Ad esempio la via, il paese, un nome, il collaudatore, una annotazione che avevi registrato. Qualsiasi dato è valido per fare una selezione.
Dal punto di vista della programmazione, non ci sono stato su molto. Penso che il programma rappresenti una buona base e si possa migliorare molto.
Se Gilean ha tempo e voglia potrebbe sistemarlo un pò e metterlo a disposizione di tutti.

Gilean, se mi dai un indirizzo E-Mail in privato te lo spedisco.

Ciao a tutti

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Re:Archiviare e codificare i file
« Risposta #12 il: 13 Marzo , 2013, 19:11:53 pm »
io utilizzo il software Suite della asteringegneria

è un database che permette anche di tenere sotto controllo la parte finanziaria con emissione fatture, scadenze fiscali, spese, elenco fornitori, studi di settore ecc.


 

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